This post is about the translation of the EU regulation on disclosure of non-financial information to a Dutch national regulation; this entry will, therefore, be in Dutch.
1. Welke organisaties moeten aan de wet bekendmaking NFI voldoen?
Organisaties van openbaar belang (beursgenoteerde ondernemingen, banken, verzekeraars en kredietinstellingen) met meer dan 500 werknemers, een balanswaarde groter dan 17,5 miljoen en een netto-omzet van meer dan 3,5 miljoen.
2. Wij moeten toch al niet-financiële prestatie-indicatoren betrekken bij onze bedrijfsanalyse in het bestuursverslag? Wat verandert er nu precies?
Klopt, u betrekt al milieu- en personeelsaangelegenheden in uw analyse. Echter, de huidige Wet gaat verder omdat:
- u een verklaring moet opnemen; deze verklaring gaat verder dan dat u prestatie-indicatoren betrekt in uw analyse; wat u dient op te nemen in deze verklaring vindt u in het antwoord op vraag 3.
- naast milieu- en personeelsaspecten dient u nu ook sociale aangelegenheden, mensenrechten en bestrijding van corruptie en omkoping te bespreken in uw bestuursverslag.
3. Wat zijn de belangrijkste Wetspassages?
Artikel 2, lid 1: De rechtspersoon maakt als onderdeel van het bestuursverslag een niet-financiële verklaring openbaar en doet mededeling omtrent:
- artikel 3, lid 1b: het beleid, waaronder de toegepaste zorgvuldigheidsprocedures, alsmede de resultaten van dit beleid (…);
- artikel 3, lid 1c: de voornaamste risico’s, negatieve effecten, en risicobeheersmaatregelen van zakelijke betrekkingen en producten of diensten;
- artikel 3, lid 1d: niet-financiële prestatie-indicatoren die van belang zijn voor de specifieke bedrijfsactiviteiten.
4. Wat houdt niet-financiële informatie precies in?
Niet-financiële informatie wordt in de Wet gedefinieerd als informatie over milieu-, sociale en personeelsaangelegenheden, eerbiediging van mensenrechten en bestrijding van corruptie en omkoping.
5. Wat zijn voorbeelden van de verschillende NFI-aspecten die in de wet genoemd worden?
- Milieu: gebruik van duurzame energiebronnen, broeikasgasemissies, waterverbruik en luchtverontreiniging. Maar ook informatie over natural capital, natuurlijke hulpbronnen (drinkwater), of bijdragen aan een circulaire economie.
- Sociaal: dialoog met plaatselijke gemeenschappen, eerbiediging van bestaande landrechten, recht op informatie.
- Personeel: gelijkheid mannen en vrouwen in arbeidsvoorwaarden, raadpleging van werknemers, recht op vereniging.
- Mensenrechten: werkomstandigheden, werktijden, kinderarbeid, slavernij, vrijheid van meningsuiting, etc.
- Corruptie en omkoping: maatregelen om corruptie en omkoping tegen te gaan.
6. Waarom moet onze organisatie NFI rapporteren / wat is de achtergrond?
De EU betoogt dat door bekendmaking van NFI de samenhang, vergelijkbaarheid en transparantie van rapportages verbeterd wordt in het belang van stakeholders zoals investeerders en consumenten. De Wet moet er bovendien voor zorgen dat risico’s met betrekking tot duurzaamheid inzichtelijk worden gemaakt.
7. Wanneer en hoe moeten wij rapporteren?
- Organisaties van openbaar belang moeten over 2017 NFI bekend maken.
- NFI dient opgenomen te worden in het bestuursverslag; daarbij mag gebruikt gemaakt worden van een kaderregeling (zoals ISO 26000, Integrated Reporting of het Global Reporting Initiative); u dient te melden welke kaderregeling u gebruikt.
- Een separaat duurzaamheidsrapport is niet voldoende. De verklaring omtrent NFI dient opgenomen te zijn in het bestuursverslag.
8. Hoe verhoudt de bekendmaking NFI zich tot ons duurzaamheidsrapport?
Bekendmaking van NFI voor oob’s is wettelijk vastgelegd; een duurzaamheidrapport is niet verplicht. In uw duurzaamheidsrapport heeft u meer vrijheid in de onderwerpen die u communiceert (en de manier waarop).
9. Kunnen wij NFI ook nog voor andere doeleinden gebruiken?
Jazeker. Wij raden aan NFI te integreren in uw bedrijfsprocessen. Processen waar NFI een bijdrage kan leveren aan een betere bedrijfsvoering zijn bijvoorbeeld risico management, stakeholder management en het strategieproces.
10. Wie controleert of onze organisatie conform de wet rapporteert?
De accountant.
11. Waarop en hoe vindt de controle plaats?
- De accountant gaat na of de niet-financiële verklaring overeenkomstig de Wet is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is, en of de verklaring in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de rechtspersoon en zijn omgeving, materiële onjuistheden bevat.
- Mocht de accountant op zaken die stuiten die niet in lijn zijn met de verklaring NFI dan maakt zij daar melding van.
- De accountantscontrole is dus meer dan een simpele aanwezigheidscheck. De accountantscontrole gaat echter minder ver dan een volledige controle van de niet-financiële informatie waarbij de accountant ‘afzonderlijke gedetailleerde controlewerkzaamheden’ zou moeten uitvoeren.
12. Mag onze huisaccountant adviseren over de inrichting van onze NFI-rapportage?
Nee. De Wet toezicht accountantsorganisaties verbiedt dit. Een accountantsorganisatie die wettelijke controles verricht bij een oob, verricht naast controlediensten geen andere werkzaamheden voor die organisatie.
13. Wat zijn grofweg de stappen om te komen tot een NFI-rapportage?
U begint met een quick scan waarin u bepaalt of u klaar bent voor de Wet. Mocht dit niet zo zijn dan kunt u vervolgens prioriteiten voor de bekendmaking NFI stellen, uw rapportageproces inrichten en uw rapportage opleveren. Deze stappen zijn verder uitgewerkt in de figuur bovenaan deze post.
Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.